¿Qué hay que automatizar en el trabajo de oficina «en papel»? Envío de correos a clientes, consolidación de datos en tablas, preparación de informes, recordatorios a colegas. Estas tareas reducen la eficiencia general y distraen de las tareas realmente importantes.
Estos procesos son cíclicos: informes de ventas cada semana, distribución de solicitudes cada mañana, recordatorios a clientes cada tarde. Como resultado, los empleados pierden tiempo en rutinas en lugar de dedicarse al análisis y desarrollo de proyectos.
La automatización reduce la carga: los algoritmos ejecutan acciones repetitivas, mientras los empleados se concentran en tareas que requieren creatividad y estrategia.
¿Qué es n8n y cómo funciona?
n8n es una plataforma de código abierto para automatización de procesos. Funciona como un constructor: bloques de acciones y servicios se conectan en cadena y forman un script listo.
El principio es simple:
- elegimos los servicios para conectar;
- establecemos condiciones de interacción;
- iniciamos el proceso.
Ejemplo: solicitud en Google Forms → registro en Google Sheets → notificación en Telegram → tarea en Jira.
n8n soporta más de 400 aplicaciones (Google Workspace, Slack, Telegram, WhatsApp, CRM, bases de datos). Si es necesario, se puede conectar cualquier API o escribir un procesador en JavaScript.
La plataforma se puede desplegar localmente, en un servidor o en la nube (n8n.cloud). La ejecución de procesos está disponible por programación, evento o manualmente.
¿Y qué más se puede obtener de n8n además del ahorro de tiempo?
- Reducción de errores. El sistema funciona según reglas establecidas y elimina el factor humano.
- Transparencia. Cada acción se registra, es más fácil controlar el proceso.
- Flexibilidad. La automatización se escala junto con el negocio.
- Fácil incorporación de colegas — el script reemplaza las instrucciones.
- Los procesos de negocio se optimizan. El proceso de creación del script obliga a revisar los procedimientos anteriores.
Ejemplos prácticos de automatizaciones con n8n
- Notificaciones. Una nueva solicitud va inmediatamente al CRM, el gerente recibe un mensaje, el cliente obtiene confirmación.
- Recopilación de datos. Ventas, estadísticas y gastos se consolidan automáticamente en Google Sheets.
- Redes sociales. Una publicación se publica automáticamente en diferentes redes sociales y mensajeros, considerando sus formatos y requisitos de presentación.
- Monitoreo. Seguimiento de menciones de marca, estado de sitios web y actividad de competidores con notificaciones instantáneas.
De esta manera, n8n pone la rutina en «piloto automático», mientras los empleados se ocupan del desarrollo del negocio y la atención al cliente.
Caso: Informe diario en Telegram
Intentemos analizar un ejemplo bastante simple de automatización que se puede implementar en poco tiempo.
Problema:
En la empresa, cada lunes el jefe de departamento dedica tiempo a elaborar un informe sobre el trabajo de la línea entrante y saliente de la semana pasada. Debe acceder al call center en la nube Oki-Toki, seleccionar filtros, exportar datos, presentarlos bien y enviarlos a la dirección.
Solución con n8n:
Aproximadamente así se verá nuestro workflow, y de paso veremos la interfaz:
Nodo Schedule Trigger (disparador por programación):
Este es un nodo en n8n que inicia automáticamente el workflow en un horario establecido o con la periodicidad necesaria, en nuestro caso — 9:00 cada lunes.
Como la zona horaria del servidor está configurada en Nueva York, la programación debe ajustarse −7 horas respecto a UTC+3 — el inicio será cada lunes a las 9.
Nodo HTTP Request:
Se comunica con la API de Oki-Toki y obtiene los datos de la semana pasada.
Además del método estándar, preparamos una solución alternativa.
Aquí será más interesante. Configuramos los campos:
Method: GET (ya que necesitamos obtener información).
URL: creamos el enlace para la solicitud de API en Oki-Toki. Más información sobre la documentación se puede leer en un artículo separado del blog.
Nos interesa el informe de línea entrante y saliente donde participó el agent. Por lo tanto, el enlace será de la forma – https://home.oki-toki.net/api/v1/reports/acd/calls-log?date_range=prev_week&search=func&call_type[0]=I&call_type[1]=O&fname[0]=operator.
Authentication: Bearer Auth. Y creamos nuestra conexión.
La clave de acceso API la podemos encontrar en la configuración de usuario.
Killer feature:
¿La configuración de HTTP Request no sale? Tenemos una excelente solución — un community-node listo para Oki-Toki en n8n!
Nuestro equipo desarrolló un nodo especial que simplifica significativamente la integración con la API de Oki-Toki. En lugar de configurar manualmente solicitudes HTTP, especificar parámetros y analizar respuestas, obtienes una interfaz simple para la API.
Qué ofrece:
- Facilidad de uso — no es necesario entender la estructura de las solicitudes API. Todos los métodos están disponibles a través de una interfaz visual conveniente.
- Funcionalidad rica — el nodo incluye la mayoría de las funciones populares de la API de Oki-Toki: obtención de informes, trabajo con llamadas, dialers.
- Ahorro de tiempo — la configuración toma minutos en lugar de horas. Basta con indicar una vez el token API, y todas las funciones se vuelven disponibles.
- Menos errores — el nodo forma automáticamente solicitudes correctas, lo que excluye errores tipográficos en URL y parámetros.
Cómo empezar a trabajar:
- Instale el nodo desde Community Nodes en la configuración de n8n usando el comando npm install n8n-nodes-okitoki;
- Agregue el nodo Oki-Toki a su workflow;
- Cree una conexión, indicando su token API;
- Seleccione la función necesaria de la lista — «Get Call Log»;
- Configure los parámetros a través de campos simples (período, tipo de llamadas, etc.).
Nodo Code:
Procesa los datos obtenidos: cuenta el número total de llamadas, tiempo de conversación y espera por agent, top y antitop de agents.
Pasamos a lo más complejo — crear el código que nos entregará los datos necesarios. En este caso vamos a la IA y le pedimos que escriba el código para transformar la información :).
El prompt en mi caso se veía así:
«Necesito código para n8n para formar estadísticas de llamadas y enviarlas a Telegram.
Tengo datos de llamadas en formato JSON: cada llamada tiene call_type (IN/OUT), status, operator, atime (espera) y ctime (conversación).
Lo que se requiere:
1. Calcular estadísticas generales:
- Total de llamadas.
- Cuántas exitosas y no exitosas (con porcentajes).
2. Dividir estadísticas por llamadas salientes y entrantes. Para cada agent mostrar:
- Cantidad de llamadas.
- Cuántas exitosas y no exitosas (con porcentajes).
- Tiempo total de espera y conversación.
3. Al final agregar un bloque general «Top/Antitop» de todas las llamadas juntas (sin división en IN/OUT):
- Líder por llamadas exitosas (en %).
- Antitop por llamadas exitosas (en %).
- Líder por tiempo promedio de conversación.
- Antitop por tiempo promedio de conversación.
La salida debe ser en forma de texto formateado que se pueda enviar directamente a Telegram».
Nodo Telegram:
Forma un mensaje bonito y lo envía al chat de la dirección.
Analizamos más detalladamente por pasos:
Paso 1: Crear un bot en Telegram.
- En Telegram buscar @BotFather (bot oficial).
- /newbot → establecer nombre → establecer username (debe terminar en bot).
- Después de la creación BotFather dará un Access Token del tipo 123456789:AAABBBccc…. Lo anotamos — se usará en n8n.
Paso 2: Agregar Credentials en n8n.
- En la interfaz de n8n → ir a la sección Credentials.
- Agregar nueva credential: seleccionar tipo Telegram API.
- Pegar el token obtenido de BotFather. Nombrar de forma comprensible, por ejemplo Telegram Bot para notificaciones.
Paso 3: Conocer el Chat ID.
Para que el bot pueda enviar mensajes personales o al chat grupal, es necesario conocer el Chat ID:
- Si son mensajes personales (es decir, el bot y un usuario específico), el usuario debe iniciar el diálogo con el bot (escribir algo).
- Busque en Telegram el bot @userinfobot.
- Presione Start.
- Inmediatamente mostrará su user_id (este es el chat ID).
La configuración de este workflow toma alrededor de una hora. Después de esto, el informe llegará automáticamente cada lunes. El mensaje en Telegram se ve claro:
El aspecto del contenido siempre se puede ajustar. La dirección recibe información a tiempo, los datos siempre son actuales y precisos, y el gerente del call center tiene tiempo adicional cada mañana para resolver tareas más importantes.
Consejos prácticos para la implementación
- Comience con lo pequeño. El error más común es intentar automatizar todo a la vez. Es mejor elegir un proceso que se repita frecuentemente: notificaciones, recopilación de solicitudes en una tabla, informe semanal. En el sitio de n8n hay workflows listos que se adaptan fácilmente a sus tareas.
- Use las capacidades integradas. En n8n hay cientos de integraciones con servicios populares — Google Sheets, Telegram, CRM, bases de datos. Para la mayoría de los scripts no se necesita código: basta con conectar la cuenta y configurar parámetros.
- Complique gradualmente. Comience con notificaciones simples, luego agregue condiciones: pedidos grandes — al director, clientes VIP — en prioridad. Así un esquema simple se convierte en un sistema completo.
- Automatice procesos frecuentes. El mayor efecto lo dan las tareas que se ejecutan decenas de veces al día. Haga una lista de operaciones repetitivas y elija tres clave — el resultado será notable de inmediato.
- Umbral de entrada. No es obligatorio ser programador. Basta con entender la lógica de los procesos. Al inicio ayudan las video instrucciones, documentación y comunidad. La práctica cierra rápidamente las brechas.
Conclusión
n8n es una herramienta de trabajo que acelera procesos, aunque requiere implementación gradual — proceso por proceso hay que transferir y ajustar los procedimientos automáticos. Cada script automatizado ahorra tiempo y reduce errores.
Vale la pena comenzar con un proceso — informe, envío masivo o notificación. El primer resultado motiva al equipo y genera nuevas ideas para automatización. Incluso los scripts pequeños dan un efecto significativo: decenas de horas al año y ahorro de recursos.
La plataforma se escala junto con el negocio: desde tareas personales hasta automatización de departamentos y toda la empresa. Lo principal es dar el primer paso. Instale n8n, arme un workflow simple y pruébelo en sus tareas. Para empezar puede hacer un bot-consultor, luego hacer un procedimiento de coordinación de decisiones con él a través de su Telegram, después intentar hacer un bot-especialista (secretario, analista-marketero y asistente de contador, etc.), que participará con usted en grupos internos. Discuta con la red neuronal sus deseos y forme un roadmap que le guste.
