Hoy en día, los contact centers desempeñan un papel clave en la comunicación de las empresas con sus clientes. Una de las principales formas de interacción es la campaña de correo electrónico. No solo ayuda a transmitir información sobre novedades y promociones, sino también a mantener un alto nivel de fidelidad.
Para un contact center es importante contar con plantillas de correo electrónico de calidad para las campañas. Esto estandariza la comunicación y mejora la interacción con los clientes.
Resulta especialmente útil una plantilla para el guion de ventas, que puede enviarse automáticamente en función de eventos o a través de API. Estos correos pueden enviarse, por ejemplo, cuando el agente selecciona una respuesta en el formulario de CRM.
En este artículo explicamos para qué sirve el envío de correos electrónicos en un call center, así como la configuración paso a paso de las plantillas en Oki-Toki.
¿Dónde aplicar esta herramienta?
Las plantillas de campañas de correo electrónico son útiles para los contact centers, ya que permiten automatizar muchos procesos y mejorar la atención al cliente. Por ejemplo:
- Automatización de ventas: Después del primer contacto con el cliente se puede enviar un correo de agradecimiento con información adicional sobre el producto o servicio.
- Confirmación de pedido o solicitud: Se puede usar un envío automático de correos con información sobre la formalización del pedido para notificar al cliente.
- Recordatorios y notificaciones: Las plantillas pueden utilizarse para enviar recordatorios sobre fechas de pago, entrega o actualizaciones sobre el estado del pedido.
- Publicidad: Envío automático de correos con información sobre promociones vigentes, descuentos u ofertas especiales.
El envío de correos electrónicos simplifica el trabajo de los contact centers, permite gestionar mejor las comunicaciones y eleva la calidad de la atención al cliente, garantizando información oportuna y una respuesta rápida.
En Oki-Toki, las plantillas se utilizan en la sección «CRM» al configurar las respuestas del formulario. En el menú que se abre, seleccione la plantilla de correo necesaria y el destinatario (el campo de contacto que contiene el correo del receptor). Puede configurar el envío de varios correos para una sola respuesta.
¡Importante! Si especifica varios destinatarios, a cada uno se le enviará el correo por separado, no como un envío masivo.
¿Cómo configurar SMTP?
En primer lugar, es necesario configurar la conexión con el servidor SMTP para el envío de correo electrónico. Para ello, necesitará los siguientes datos:
- Servidor SMTP: Puede ser el servidor de su empresa, el servidor de correo del proveedor de hosting o un servicio SMTP externo, como Gmail SMTP.
- Credenciales: Usuario y contraseña para acceder al servidor SMTP.
- Cifrado: Se recomienda utilizar una conexión segura (TLS o SSL) para transmitir los datos de forma segura.
Una vez que haya reunido toda la información necesaria, puede introducirla en la integración Mail SMTP.
¿Cómo crear una plantilla de correo para campañas?
A continuación pasamos a la configuración y creación de la plantilla de campaña de correo electrónico; esto se puede hacer en la sección Plantillas de notificación:
- Asegúrese de indicar el nombre, el método de envío y el asunto del correo;
Si es necesario adjuntar archivos, primero debe subirlos haciendo clic en el botón Archivos en Oki-Toki y luego seleccionar el documento necesario de la lista.
A continuación, prepare el texto del correo que se enviará al destinatario.
- Utilice smart tags* para añadir información automáticamente:
- Texto de la pregunta n.º 1 — {{q1}};
- Texto de la pregunta n.º 1 y respuesta n.º 2 — {{q1a2}};
- Contenido de los campos de texto — {{q1a2.t}}.
Para introducir variables de forma cómoda, utilice la funcionalidad de smart tags que aparece más abajo. Con las etiquetas se puede añadir con un clic a la plantilla la información sobre los resultados de la llamada (u otra información del sistema) para generar el correo.
*Las smart tags son etiquetas o variables especiales, utilizadas en plantillas de mensajes (por ejemplo, campañas de correo electrónico o SMS), que se rellenan automáticamente con datos concretos al enviarse. Por ejemplo, si en el formulario del cliente se completan campos de contacto como: {{Nombre}}, {{Dirección}}, {{Comentario}}. Puede obtener más información sobre ellas en el artículo.
Envío de mensajes SMS a clientes
Además de las campañas de correo electrónico, en Oki-Toki también se puede configurar el envío de mensajes SMS a los clientes. Por dónde empezar:
- Escriba el texto del SMS: Elabore un texto breve e informativo que se enviará al destinatario. Tenga en cuenta las limitaciones de caracteres de los SMS (normalmente hasta 160 caracteres).
- Utilice smart tags: Las smart tags permiten añadir automáticamente información personalizada en el SMS, como el nombre del cliente, la fecha o los resultados de la llamada.
- Ejemplo de plantilla de SMS:”Buen día, {{Name}}. Su pedido número {{order_number}} ha sido enviado y pronto llegará a usted. Atentamente, Oki-Toki.”
- Envío automático: El agente puede enviar los mensajes SMS manualmente, o puede configurar el envío automático en función de determinados eventos (por ejemplo, finalización de la llamada o cumplimentación del formulario).
Para empezar a utilizar la plantilla de correo para el envío de SMS desde CRM, es necesario crear plantillas separadas para SMS. Indique el nombre y seleccione al proveedor de SMS en el método de envío. En la línea «Plantilla», escriba el texto que se enviará al cliente, con un máximo de 160 caracteres.
- Verificación y pruebas: Antes de iniciar la campaña, pruebe el envío a varios números para asegurarse de que la visualización y el contenido del mensaje sean correctos.
- Envío desde el escritorio del agente: Las plantillas para el agente del call center pueden utilizarse no solo para envíos automáticos en el formulario, sino también al enviar SMS desde el escritorio del agente.
El uso de plantillas de SMS acelera el proceso de envío de mensajes y la transmisión de información sobre el resultado de la llamada.
La campaña de correo electrónico es un elemento importante de la automatización de la interacción con los clientes. En Oki-Toki, se pueden configurar y aplicar fácilmente plantillas para distintas tareas: desde la automatización de ventas hasta el envío de notificaciones y campañas publicitarias. Esto simplificará el trabajo de los agentes y garantizará una interacción rápida y eficaz con los clientes.
Si es la primera vez que visita nuestro sitio, mire la serie de vídeos breves sobre los guiones y formularios de Oki-Toki.
